Conseil canadien du ski – Politique sur la protection des renseignements personnels

 

Objectif et portée de la politique :

Le Conseil canadien du ski (CCS) est voué à maintenir des normes élevées de confidentialité à l’égard des renseignements personnels qui lui sont fournis. Le présent énoncé de politique a été rédigé dans le but de confirmer notre engagement à préserver la vie privée de nos clients et d’autrui, ainsi que de vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels que nous recueillons.

 

Conseil canadien du ski – Notre engagement envers les clients, les utilisateurs du site Web, les membres, les bénévoles et les employés.

Le CCS est une société fédérale dont le siège social est situé dans la province de l’Ontario. Nous sommes présents partout au Canada par l’intermédiaire des programmes et services nationaux que nous offrons à la population. Par conséquent, nous sommes régis par les diverses lois fédérales et provinciales, qui imposent toutes des obligations relativement à la façon de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels. Le CCS protégera votre vie privée, et plus particulièrement vos renseignements personnels, conformément aux principes régissant la protection des renseignements personnels qui ont été établis par le gouvernement du Canada et les divers gouvernements provinciaux.

 

Responsabilité : Le CCS est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion. Le CCS désignera une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des présents principes.

 

Détermination des fins de la collecte des renseignements : Le CCS déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.

 

Consentement : Le CCS doit obtenir le consentement de la personne concernée pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, à moins que la loi ne l’exige ou ne l’autorise à le faire.

 

Limitation de la collecte : Le CCS ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées.

 

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : Le CCS ne peut utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Le CCS ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

  • Exactitude : Le CCS doit maintenir les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
  • Mesures de sécurité : Le CCS doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
  • Transparence : Le CCS doit faire en sorte que ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles.

 

Accès aux renseignements personnels : Le CCS doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter, sous réserve de toute restriction d’ordre légal. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées, s’il y a lieu.

 

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes : Toute personne peut adresser toute question ou demande de renseignements concernant la conformité du CCS à sa politique sur la protection des renseignements personnels au CCS (voir ci-après).

 

Ces obligations s’appliquent à tous les professionnels, employés, entrepreneurs et agents offrant des services en lien avec la prestation des programmes et services accessibles à nos clients. Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ou qui permettent d’en déterminer l’identité. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l’adresse, le numéro de téléphone (à la maison et au travail), le courriel, la date de naissance, le lieu d’emploi, de même que la nature, la fréquence et le type de services et programmes du CCS utilisés par l’individu. La présente politique ne couvre pas les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant plus d’un individu dont on ne connaît pas l’identité ou qui ne permettent pas d’en déterminer l’identité (« données regroupées »). Le CCS se réserve le droit d’utiliser les données regroupées de quelque façon qu’elle juge appropriée. Dans ses ententes contractuelles ou autres, le CCS doit veiller à la protection des renseignements personnels conformément aux principes mentionnés dans le présent énoncé de politique par tous les agents, entrepreneurs ou employés pouvant recevoir des renseignements personnels dans la prestation des services et programmes aux clients du CCS ou pour ceux-ci.

 

Pourquoi le Conseil canadien du ski recueille des renseignements personnels et comment ceux-ci sont utilisés :

Le CCS est voué à offrir un service supérieur. Le CCS recueille vos renseignements personnels afin de tenir à jour votre dossier-client et de vous offrir les services et produits demandés. Vos renseignements personnels sont utilisés pour comprendre vos besoins et préférences, déterminer si les services et programmes du CCS répondent à vos besoins, concevoir des produits et services ou les améliorer, ainsi qu’offrir les produits et services demandés.

 

Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels :

En fournissant vos renseignements personnels au CCS, vous consentez à ce qu’ils soient recueillis, utilisés et communiqués conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels. Si vous n’acceptez pas ces modalités, on vous demande de ne fournir aucun renseignement personnel au CCS. Malheureusement, certains services et programmes ne peuvent vous être offerts que si vous fournissez vos renseignements personnels au CCS. Par conséquent, si vous décidez de ne pas les fournir, il est possible que le CCS ne soit pas en mesure de vous offrir ces services et programmes. Le CCS ne recueille des renseignements personnels auprès des personnes ou organismes que s’il en a besoin pour offrir ses services et programmes ou à des fins d’information.

Le CCS ne vend, ne troque ni n’échange aucun des renseignements personnels recueillis. À moins que la loi ne l’y autorise, le CCS ne recueille aucun renseignement personnel auprès d’une personne sans obtenir d’abord son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la diffusion des renseignements.

Dans la mesure du possible, les renseignements personnels seront recueillis directement auprès de la personne concernée.

Le CCS ne recueille pas intentionnellement de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans et n’utilise pas les renseignements s’il découvre qu’ils ont été fournis par une personne mineure. Tous les renseignements concernant des mineurs doivent être obtenus auprès d’un de leurs parents ou de leur tuteur légal. Le CCS peut communiquer des renseignements personnels à des franchisés offrant des services en son nom. Les renseignements personnels ne seront fournis à ces franchisés que s’ils acceptent de les utiliser uniquement pour offrir les programmes et services. Les clients du CCS doivent agir, sous les ordres du CCS et relativement à ces renseignements, conformément aux principes pertinents énoncés dans la présente politique. Certaines circonstances pourraient justifier ou permettre l’utilisation ou la communication de renseignements personnels par le CCS ou obliger celui-ci à divulguer sans consentement des éléments d’information. De telles circonstances comprennent les suivantes :

lorsque la loi, une ordonnance, ou encore un tribunal, un organisme administratif ou tout autre tribunal gouvernemental, l’exige;

quand le CCS est d’avis, en raison de motifs valables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;

au besoin, pour établir ou percevoir une somme due au CCS;

au besoin, pour permettre au CCS d’exercer les recours disponibles ou limiter les dommages que le CCS pourrait subir;

lorsque les renseignements sont publics;

quand il est contraint de communiquer des renseignements personnels sans consentement ou autorisé à le faire, le CCS communiquera le minimum de renseignements nécessaire.

 

Exactitude :

Le CCS fait tout son possible pour s’assurer que tout renseignement personnel fourni et en sa possession est aussi exact, complet et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles il est destiné.

 

Conservation :

Le CCS ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il en a besoin pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Cette période de temps varie selon le produit, le service ou le programme et la nature des renseignements. Cette période peut se prolonger au-delà de la relation de l’individu avec le CCS, mais seulement aussi longtemps que le CCS en a besoin pour répondre à des problèmes qui pourraient survenir à une date ultérieure. Lorsque le CCS n’a plus besoin des renseignements personnels, il suit les procédures en place pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les rendre anonymes.

 

Sécurité :

Le CCS s’efforce de maintenir une sécurité physique, technique et procédurale adéquate en ce qui a trait à ses bureaux et à ses dispositifs d’enregistrement des renseignements afin de prévenir toute perte de renseignements personnels, toute mauvaise utilisation, tout accès non autorisé, toute divulgation ou toute modification de ces renseignements. Le CCS protège également les renseignements personnels en limitant leur accès aux personnes, aux entreprises, aux organismes et aux employés qui, selon la direction du CCS, doivent connaître ces renseignements pour que le CCS puisse offrir ses services, produits ou programmes. Le CCS et ses agents et employés sont au courant de l’importance de la protection des renseignements personnels et se doivent de maintenir la confidentialité des renseignements des clients du CCS en tout temps.

En ce qui concerne la communication des renseignements personnels au CCS, il est important de souligner qu’aucune méthode de transmission ou d’enregistrement des données n’est entièrement sûre. Bien que les caractéristiques physiques de chacune soient différentes, les envois postaux, les appels téléphoniques, les télécopies et les transmissions par Internet sont tous sujets à la perte, à l’interception et à la mauvaise utilisation des renseignements communiqués ou transmis, ainsi qu’à des erreurs d’acheminement,.

À l’instar de nombreux autres organismes, le CCS tente de maintenir un équilibre raisonnable entre la sécurité et la commodité. Dans ses communications avec ses clients et d’autres personnes, le CCS demande souvent le droit d’utiliser une méthode de communication qui est moins sûre que certaines des autres méthodes moins pratiques. Le présent courriel en est un exemple. À l’heure actuelle, lorsque nous envoyons des courriels, ils peuvent être envoyés sous forme de texte clair non codé. Nous choisissons cette façon de faire, car nous sommes d’avis que de nombreux clients et d’autres personnes ne sont pas en mesure de traiter facilement les courriels codés. Bien que cette méthode soit pratique pour nos clients, elle comporte un risque, soit que, si les courriels sont mal acheminés ou interceptés, ils pourraient être lus plus facilement que les courriels codés.

 

Site Web du Conseil canadien du ski :

Le CCS donne accès à son site Web à ses clients et à d’autres personnes. Lorsque vous consultez le site Web du CCS sans vous inscrire ou interagir autrement avec le site Web, vos renseignements personnels et votre courriel ne sont pas enregistrés. Pour accéder aux services, produits ou programmes du CCS, ou encore s’inscrire à des concours en ligne, le CCS vous demande de vous identifier. Pendant qu’une personne utilise Internet, elle apprend l’utilisation courante des témoins ou « cookies ». Les témoins sont des fichiers ou des éléments d’information qui peuvent être enregistrés sur le disque dur d’un ordinateur lorsqu’une personne consulte un site Web. La plupart des navigateurs Web sont initialement configurés pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter les témoins, vous pouvez configurer votre navigateur de sorte à ne pas accepter les témoins ou à vous aviser lorsque des témoins sont envoyés. Le site Web du CCS n’utilise pas actuellement de témoins, de formats GIF ou d’autres types de « pixels espions ». Lorsque vous quittez le site Web du CCS pour accéder à un autre site Web, vous êtes assujetti aux politiques de sécurité et de protection des renseignements personnels du nouveau site Web. Le CCS vous invite à lire les politiques de protection des renseignements personnels de tous les sites Web que vous consultez, plus particulièrement si vous communiquez des renseignements personnels.

 

Renseignements recueillis jusqu’à ce jour :

Le CCS aimerait obtenir votre consentement pour continuer à recueillir, à utiliser et à communiquer vos renseignements personnels aux fins susmentionnées. Le CCS recueille, utilise et communique les renseignements personnels recueillis jusqu’à ce jour qu’avec votre consentement. Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable au CCS. Si vous décidez de retirer votre consentement ou de ne pas fournir certains renseignements, cette décision peut limiter les services que peut vous offrir le CCS.

 

Demandes d’accès aux renseignements personnels :

La loi permet aux particuliers de nous soumettre des demandes écrites pour que nous leur fournissions les éléments suivants :

les renseignements personnels en notre possession ou dont nous avons la gestion qui les concernent; des renseignements sur les fins pour lesquelles leurs renseignements personnels en notre possession ou dont nous avons la gestion ont été et sont utilisés; ainsi que les noms des personnes à qui leurs renseignements personnels ont été ou sont communiqués par nous, de même que les circonstances de ces communications. Le CCS répondra aux demandes dans le délai prescrit par les lois fédérales et provinciales applicables et déploiera tous les efforts raisonnables possibles pour aider les personnes ayant soumis une demande et leur fournir une réponse aussi précise et complète que possible. Toutes les demandes peuvent être assujetties aux frais et dépenses que la loi nous permet de facturer. La capacité d’une personne à accéder à ses renseignements personnels dont nous avons la gestion n’est pas absolue. La loi stipule que nous devons nous abstenir de communiquer des renseignements personnels dans les cas suivants : il est raisonnable de penser que la communication des renseignements mettrait en danger la sécurité ou la santé mentale ou physique d’un autre particulier que celui ayant soumis la demande; les renseignements révéleraient des renseignements personnels concernant un autre particulier; les renseignements révéleraient l’identité d’un particulier qui a donné, sous le sceau de la confidentialité, une opinion au sujet d’un autre particulier et qui ne consent pas à la divulgation de son identité. La loi prévoit aussi que nous pouvons refuser de divulguer des renseignements personnels dans les cas suivants : les renseignements sont protégés par un privilège juridique; les renseignements révéleraient des renseignements confidentiels de nature commerciale qu’il n’est pas déraisonnable de refuser de divulguer; les renseignements ont été recueillis par nous pour une enquête ou une instance; la communication des renseignements pourrait avoir pour effet que ce genre d’information cesse d’être fournie à l’organisme, alors qu’il est raisonnable qu’elle le soit; les renseignements ont été recueillis par un médiateur ou un arbitre ou créés dans le cours d’une procédure de médiation ou d’arbitrage pour laquelle le médiateur ou l’arbitre a été nommé en vertu d’un accord, en vertu d’un texte ou par un tribunal judiciaire; les renseignements relèvent du pouvoir discrétionnaire de la poursuite.

Les diverses lois fédérales et provinciales indiquent qu’elles ne peuvent être appliquées d’une manière qui porte atteinte à quelque privilège reconnu par la loi. Nous ne communiquerons aucun renseignement privilégié lorsque la personne ayant soumis la demande n’est pas le client à qui le privilège est octroyé.

 

Demandes de correction des renseignements personnels :

La loi autorise les individus à soumettre des demandes écrites au CCS afin de corriger des erreurs ou omissions dans les renseignements personnels qui sont en sa possession ou dont il a la gestion. Nous corrigerons les renseignements personnels et, s’il est raisonnable de le faire, enverrons des avis de correction aux autres organismes auxquels les renseignements erronés ont été communiqués. Nous pouvons décider de ne pas corriger les renseignements personnels, mais indiquer qu’une correction a été demandée sans être apportée.

 

Communication avec le Conseil canadien du ski :

Si vous avez des questions relativement à nos politiques concernant le traitement de vos renseignements personnels ou si vous désirez demander l’accès aux renseignements personnels en notre possession ou dont nous avons la gestion, ou encore en demander la correction, veuillez communiquer avec le Conseil canadien du ski par écrit, au 7600, autoroute 27, unité 14, Vaughan (Ontario)  L4H 0P8, ou par courriel, à [email protected], ou encore consulter notre site Web www.skicanada.org.